e-Defter – Levent Akçalı

e-Defter Nedir?
Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerin http://www.edefter.gov.tr/ adresinde duyurulan format ve standartlara uygun biçimde elektronik dosya biçiminde hazırlanması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesine imkan tanımayı hedefleyen hukuki ve teknik düzenlemeler bütünüdür.

E-defter uygulaması,
– Maliye Bakanlığı
– Gelir İdaresi Başkanlığı
– Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü
13/12/2011 tarih ve 28141 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan tarafından ortak olarak yayımlanan 1 sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile yürürlüğe girmiştir.

e-Defter mükellefleri Kimlerdir?
/12/2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar e-Defter Mükellefidirler.
6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar e-Defter Mükellefidirler.

e-Defter geçiş süreci
Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayı içerisinde başvuranların 1/1/2015 tarihinden itibaren,
Elektronik defter yazılımlarını kendi geliştiren mükelleflerin 1/9/2014 tarihi itibariyle elektronik defter test süreçlerini başarı ile tamamlamış olmaları gerekmektedir.
Özel hesap dönemine tabi olanların 1/12/2014 tarihinden önce elektronik defter uygulamasına başvuru yapmaları ve en geç 2014 Aralık ayı içerisinde, elektronik defter tutmaya başlamaları gerekmektedir .
Defterler XBRL standardı ile oluşturulur ve mali mühür ile imzalanır. Başkanlık sisteminde arızi bir durum olması durumunda defterlerde zaman damgası kullanımı gerçekleştirilir.
Platform bağımsız e-defter, muhasebe programına bağlı olmadan bütün muhasebe programlarından kayıtları alarak e-defter oluşturma kavramını ifade eder.

e-Defter ile İş Akışı:
- Yevmiye defter boyutunun sınırı aşmamasına bakılır, imzalanır,
- Yevmiye defterinin şema ve şematron kontrolü yapılır,
- Yevmiye defteri beratı oluşturulur ve imzalanır,
- Yevmiye defteri beratı şema şematron kontrolü yapılır,
- Yevmiye defteri beratı sıkıştırılır.
- Hatasız oluşan dosyalar GIB’in sitesine yüklenir.
- Eğer yukarıdaki sıralamada herhangi bir hata oluşur ise, e-defter hazırlanamaz.

e-Defter Aktivasyon İşlemleri
Mükellef edefter.gov.tr adresindeki elektronik başvuru sürecini tamamladıktan sonra Uyumsoft tarafından aktivasyon işlemleri tamamlanır ve gerçek ortama geçiş sağlanır.

e-Defter Başvuru Yöntemi
e-defter başvuru sürecinizi başlatabilmek için aşağıda yer alan şartları taşımanız gerekmektedir.

- E-defter uyumluluk onayına sahip bir yazılıma sahip olmak
- Gerçek kişi mükelleflerin Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifika veya 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde Mali Mühür temin etmiş olmaları,
- Tüzel kişi mükelleflerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde Mali Mühür temin etmiş olmaları
- Öncelikle mükellefin Uyumsoft e-defter çözümünü kullanmak üzere Uyumsoft ile anlaşma sağlaması durumunda edefter.gov.tr adresinden başvuru bağlantısından canlı ortama geçiş entegrasyon formunu eksiksiz doldurması gerekmektedir. Form doldururken dikkat edilmesi gerekenler hususlar;

mersis bilgilerinizin güncel olmasına dikkat ediniz. Uyumsoft mersis projesi yürütücüsüdür. Herhangi bir hata almanız durumunda mersis@uyumsoft.com.tr adresine sorununuzu bildiriniz.
Yazılım bilgisi kısmında açılan combo-box alanına Uyumsoft e-Defter seçimini yapınız.
Formu kaydedip mali mührünüz ya da e-imza sertifikanız ile imzalayınız. Bu aşamada mali mührününüz ya da e-imzanızın bilgisayarınıza takılı olduğundan emin olunuz.
Başvurunuzun tamamlanmasının ardından mükellef Uyumsoft ile aktivasyon süreçlerini tamamlar ve canlı ortama geçişi sağlanır.

e-Defter Mevzuatı

e-Defter uygulamasında yayınlanmış mevzuatlar
421 sıra no’lu vergi usul kanunu
1 sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği
2 sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği

Kapsama giren mükellefler

14.12.2012 tarihinde yayımlanan 421 Sıra No.lu Vergi usul kanunu genel tebliği ile,
4/12/2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar.
6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar.

Zorunluluk kapsamına giren defterler

YEVMİYE DEFTERİ
KEBİR DEFTERİ

E-defter geçiş süreci

e-Defter Geçiş

2014 Aralık ayı içerisinde başvuranların
Özel hesap dönemine tabi olanların 1/12/2014 tarihinden önce elektronik defter uygulamasına başvuru yapmaları
Elektronik defter yazılımlarını kendi geliştiren mükelleflerin
Tarihler

1/1/2015 tarihinden itibaren e-defter kullanmaları zorunludur.
en geç 2014 Aralık ayı içerisinde, elektronik defter tutmaya başlamaları gerekmektedir.
1/9/2014 tarihi itibariyle elektronik defter test süreçlerini başarı ile tamamlamış olmaları gerekmektedir.
Elektronik Defter Uygulamasına başvuruda bulunup Başkanlığın değerlendirmesi sonucunda e-defter tutmasına izin verilen mükellefler, başvuru tarihini takip eden ayın başından itibaren elektronik defter tutmaya başlayacaklardır. Özel hesap dönemine tabi mükellefler ise başvuru tarihini takip eden özel hesap dönemi ay kesri itibariyle elektronik defter tutmaya başlayacaklardır. Örneğin 15/9/2013 – 14/9/2014 özel hesap dönemine sahip bir mükellef 4/6/2014 tarihinde elektronik defter uygulamasına başvuru yapması ve Başkanlık tarafından başvurusu uygun bulunması durumunda 15/6/2014 tarihinden itibaren elektronik defter tutmaya başlayacaktır.

Dikkat Edilmesi Gerekenler

- Tebliğ kapsamında kendilerine izin verilenler, www.edefter.gov.tr internet adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olarak ve aylık dönemler itibarıyla elektronik defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlayacaklardır.
- Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar.
- Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçer.
- Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar.
- Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar.
- Başkanlık mali mührünü de içeren beratlar elektronik defter tutanlar tarafından indirilerek istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu elektronik defterler ile birlikte muhafaza edilir.
- Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez. Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de elektronik defter tutmaya başlanabilir. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.”
- Başkanlık tarafından gerçekleştirilen berat verme işlemi, ilgili defterlerde yer alan kayıtların içerik ve gerçeğe uygunluk denetimi anlamına gelmemekte ve herhangi bir vergi incelemesini veya diğer incelemeleri ifade etmemektedir.

Sık Sorulan Sorular (S.S.S.)

e-Defter beratı nedir?
Tebliğde yer alan usul ve esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyadır.

e-Defter yazılımlarının uyumluluğu ne demektir?
Uyumluluk, e-defter tutmada kullanılan yazılımların, www.edefter.gov.tr adresinde yayınlanan kılavuzlarda belirtilen format, standartlar ve diğer teknik hususları sağlamasını ifade eder. Bir yazılımın uyumlu yazılım olması için Başkanlıkça yapılacak testleri başarı ile geçmesi gerekmektedir

Platform bağımsız nedir ?
Muhasebe programına bağlı olmadan bütün muhasebe programlarından kayıtları alarak e-defter oluşturma kavramını ifade eder.

Zaman damgası nedir ?
Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından doğrulama kaydıdır.

e-Defter başvurusu için zaman damgası temin etmek zorunlu mudur?
Hayır. Uyumsoft e-defter uygulamasında zaman damgası sisteme gömülmüştür. Bütün defterleriniz zaman damgalı olarak oluşur.

e-Defter zorunluluğu getirilen mükellefler kağıt ortamında defter tutabilirler mi? Herhangi bir cezai yaptırım var mıdır ?
V.U.K. Genel tebliği (sıra no: 421)’e göre elektronik defter tutma zorunluluğu getirilen mükellefler kâğıt ortamında defter tutamazlar. Bu mükellefler kâğıt ortamında defter tutmaları halinde hiç defter tutmamış sayılırlar.

Defter yazılımını kendim oluşturabilir miyim?
Kendi yazılımını geliştiren mükellefler uyumluluk testlerini başarı ile tamamlamaları halinde bu yazılım aracılığı ile e-defter tutabilecektir.

e-Fatura kapsamında temin edilmiş mali mührüm var. Bir kez daha mali mühür almak zorunda mıyım?
Hayır. E-fatura kapsamında temin edilen mali mühür e-defter uygulamasında kullanılabilir.

e-Defter beratının içeriğinde hangi bilgiler bulunmaktadır?
e-Defter beratından şu bilgiler bulunmaktadır; Mükellef bilgileri, Muhasebeci bilgileri, Doküman bilgileri, Berata konu olan dokümanın imza değeri, Defterin dönemi ve hangi defter olduğu (yevmiye veya büyük defter)

<hr />